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COME CONTROLLARE LE TRASFERTE

storie di successo

Viaggi aziendali ai tempi dell'azienda 4.0

Tutte le grandi aziende devono tenere traccia delle spese sostenute dai propri collaboratori, per una corretta gestione di audit, contabilità e bilancio. Comunemente i dipendenti concordano l'itinerario di viaggio con l'ufficio Risorse Umane o ufficio booking, nelle realtà più strutturate, e presentano le note spese all'ufficio Amministrazione, che ha il compito di monitorare quanto l'azienda stia spendendo per viaggi e trasferte e documentare il tutto ai fini fiscali. 

Molto spesso queste attività avvengono in maniera manuale con scambio di mail e impiegando grandi pile di documenti cartacei. Ciò può avere gravi conseguenze: le aziende rischiano che i dipendenti acquistino servizi al di fuori dei budget e delle policy e l'enorme quantità di documenti provoca ritardi nei rimborsi, errori involontari di contabilità, e perdita di tempo in processi manuali improduttivi. Inoltre le aziende possono subire effetti negativi nel loro cashflow a causa di note spese duplicate o fraudolente, e non possono fatturare ai clienti in modo preciso e puntuale le attività di commessa che includono viaggi e trasferte. 

Genialcloud Proj TEM offre la gestione completa ed integrata delle trasferte di dipendenti e collaboratori. Permette di gestire la trasferta lungo tutto il suo ciclo di vita: pre, durante e post trasferta, dalla richiesta di autorizzazione della trasferta, alla raccolta di scontrini e ricevute, alla compilazione della nota spese e la verifica dei giustificativi, fino alla contabilizzazione e richiesta ed erogazione dei rimborsi. Si tratta dunque non di attività semplici e di poco conto ma di un vero e proprio flusso strutturato. Inoltre, Genialcloud consente alle varie figure Hr, Controller e ai Responsabili Finanziari di monitorare i costi di trasferta e costruire report in completa autonomia. 

Con la App Genialcloud Proj Tem i dipendenti possono inviare le note spese e la relativa documentazione, comprese foto o scansioni di scontrini/ricevute fiscali, direttamente dai propri pc o smartphone, eliminando la compilazione di moduli cartacei da presentare in amministrazione. Il rimborso viene accelerato, eliminando la frustrazione derivante dai ritardi e aumentando la produttività. 

Genialcloud Proj Tem è pensato sia per grandi realtà con molti trasfertisti che per quelle un po' più piccole che hanno pochi trasfertisti ma che fanno continue trasferte per esigenze di business.

soluzione di riferimento

Genialcloud Proj è la soluzione integrata per l’ottimizzazione ed il controllo dei principali processi di business, che contiene moduli attivabili separatamente e accessibili via web, tra i quali: contabilità e finanza, controllo di gestione, magazzino, produzione, logistica, CRM e risorse umane.

Vai alla soluzione

Benefici


Processi più veloci e più semplici

Genialcloud Proj Tem tiene traccia e automatizza la riconciliazione delle transazioni effettuate dai collaboratori attraverso carte di credito/pagamenti elettronici, semplificando l’elaborazione e il rimborso delle note spesa. Le notifiche generate automaticamente informano collaboratori e responsabili finanziari.

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Rimborso dei dipendenti più rapido

I collaboratori recuperano le spese vive molto più velocemente rispetto ai vecchi processi manuali, migliorando la soddisfazione e la fedeltà.

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Meno ritardi ed errori

Genialcloud Proj Tem riduce la probabilità di errori di immissione dei dati e può identificare voci duplicate e prevenire pagamenti in eccesso.

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Maggiore efficienza operativa

La riduzione dei tempi e dei costi sia in fase di richiesta di autorizzazione della trasferta che nella fase di elaborazione della nota spese, aumenta l'efficienza operativa e consente ai dipendenti di dedicare più tempo ad attività di maggior valore.

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Visibilità migliorata

L'integrazione con Genialcloud Analysis consente di creare dashboard e report per visualizzare metriche come le spese per dipendente, per progetto, per commessa o per categoria, in relazione ai costi di trasferta.

Produttività migliorata

I dipendenti scansionano le ricevute utilizzando gli smartphone e inviano le note spese da qualsiasi luogo. Gran parte delle attività manuali vengono così eliminate.

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Possibilità di associare carte di credito

Sia nel caso di una carta di credito aziendale attribuita temporaneamente che in via continuativa è possibile inserire una carta nella rispettiva anagrafica facendo in modo che sia tutto registrato. Il fatto di avere una carta di credito associata, permette di importare i dati direttamente dalla banca e quindi scaricare quei file che la banca mette a disposizione delle aziende e di caricarli all'interno di Genialcloud Proj Tem semplificando ancora di più la compilazione delle note spese.

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Maggiore conformità alle policy aziendali

Utilizzando regole personalizzate, Genialcloud Proj Tem segnala le spese fuori policy e che sforano i budget. All’interno di Genialclud Proj Tem vi è la possibilità di limitare le spese creando massimali sia per gruppo che per singola spesa. Questo permette non solo appunto di evitare che il dipendente superi certi massimali ma anche di creare un automatismo che faccia vedere subito se questi massimali vengono superati, tale superamento viene evidenziato in rosso, cosicchè il trasfertista prima di inviare in approvazione il rimborso al responsabile, possa correggere la spesa.
Genialcloud Proj Tem semplifica i processi di conformità classificando automaticamente le spese per fini fiscali o di audit.

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Funzionalità

Integrazione


Genialcloud Proj Tem è integrato nativamente con le altre soluzioni della piattaforma Genialcloud, tra cui Proj SDI per la ricezione delle fatture elettroniche e Proj AFC per la contabilità; è inoltre possibile integrarlo tramite API con software Erp di terze parti.

Sistema automatico di notifiche


Genialcloud Proj Tem attiva un workflow di approvazione della richiesta della trasferta e delle successive note spese, che include la verifica ed approvazione delle fatture elettroniche, inviando al trasfertista e ai responsabili finanziari le relative notifiche.

Mobile friendly


Puoi accedere a Genialcloud Proj Tem da qualsiasi dispositivo, senza mai smettere di viaggiare, inserendo le note spese in tempo reale.

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