Genialcloud - Come Ridurre la Carta

COME RIDURRE LA CARTA

Gestisci i tuoi documenti con un'unica piattaforma

La rapida digitalizzazione ha portato a una crescita esponenziale dei dati e dei documenti aziendali. Ogni giorno le aziende creano e gestiscono enormi quantità di documenti commerciali, contratti, offerte, proposte di acquisto, materiale di marketing, linee guida per le risorse umane, manuali di formazione ecc.

L’organizzazione dei file digitali è troppo spesso un aspetto trascurato nella gestione aziendale.

Secondo un sondaggio condotto da Gartner, un’azienda spende mediamente 120 $/anno in manodopera per trovare un documento errato e altri 220 $/anno per riprodurre un documento perduto. Questa ricerca rivela inoltre che il 7,5% di tutti i documenti organizzativi scompare nel nulla, mentre il 3% viene erroneamente compilato. Infine, la maggior parte dei dipendenti spreca il 10% del proprio tempo prezioso a cercare documenti e il disordine documentale rappresenta il 21,3% della perdita di produttività.

Il sistema di Document Management presente in Genialcloud svolge un ruolo essenziale nel rendere tutte le attività di gestione dei documenti più semplici, veloci e automatiche, eliminando la carta e migliorando la produttività delle persone.

soluzione di riferimento

Genialcloud Facsys è la soluzione self-service cloud per la digitalizzazione, la conservazione e la condivisione dei documenti; lo strumento workflow integrato consente di gestire e automatizzare i processi di convalida e approvazione all’interno dell’azienda.

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Benefici

Flussi di lavoro migliorati

Con Genialcloud è possibile utilizzare le regole di convalida ed eseguire azioni specifiche sui documenti, come l’acquisizione di metadati, la classificazione dei documenti e la firma digitale elettronica, senza coinvolgimento umano. Ciò accelera i processi aziendali e ne migliora la qualità.

Spazio di archiviazione ridotto

I sistemi basati su carta richiedono molto spazio di archiviazione, che comporta un aumento di costi fissi in immobili (uffici, archivi, depositi). Il personale che si occupa di archiviazione può divenire molto oneroso a lungo termine. Un sistema di gestione elettronica dei documenti può ridurre significativamente tali costi. Genialcloud, grazie al tool Scanstation Pro, consente la scansione e la conversione digitale dei documenti cartacei, con riconoscimento di tipo OCR, ICR e BarCode.

Sicurezza avanzata

Con Genialcloud puoi applicare regole di accesso e permessi per ogni file e cartella, controllando le tracce di chi ha visualizzato e modificato un documento, nonché l’ora in cui è stato effettuato l’accesso. Genialcloud gestisce l’archiviazione sostitutiva dei documenti, la firma digitale, la marcatura temporale, il backup offline dei documenti, la crittografia e la masterizzazione del supporto di archiviazione.

Migliore collaborazione

Genialcloud consente di gestire, sincronizzare e condividere i documenti e le informazioni della tua azienda. I collaboratori possono sapere quando un altro documento condiviso è stato visitato e modificato da altri collaboratori, e possono accedere sempre alla versione più recente dei tuoi file.

Backup e ripristino di emergenza

Con Genialcloud tutti i documenti sono archiviati in un repository centralizzato e condiviso per gestire indici, tag, meta-dati, checkin/checkout, file versioning, funzionalità di pubblicazione, archiviazione e ripristino.

Funzionalità

File sharing protetto e sicuro

Con Genialcloud è possibile creare un ambiente collaborativo dove le persone possono archiviare, condividere e scambiare in maniera sicura informazioni e documenti di business. Genialcloud fornisce un repository centralizzato e condiviso per gestire documenti con l'ausilio di metadati, indici full-text, tag, file versioning, ricerca completa, permessi, funzionalità di pubblicazione e archiviazione. Gli utenti possono condividere facilmente i contenuti e tenere traccia dell’uso e delle modifiche apportate ai documenti.

Dona una vita digitale alla tua carta

Genialcloud identifica e separa automaticamente i documenti scansionati mediante un controllo su codici a barre, patch code, riconoscimento testo o in base al layout del documento. Genialcloud indicizza i documenti attraverso l’estrazione di dati chiave utili per successive elaborazioni, li classifica attraverso i metadati e li pubblica utilizzando le funzionalità di sincronizzazione e condivisione.

Metti i tuoi documenti al riparo da sguardi indiscreti

Genialcloud gestisce l’archiviazione sostitutiva dei documenti, la firma digitale, la marcatura temporale, il backup offline dei documenti, la crittografia e la masterizzazione del supporto di archiviazione.

Automatizza i processi di approvazione e revisione

Con Genialcloud è possibile impostare workflow automatici a supporto di una gestione documentale integrata, aiutando le organizzazioni a migliorare l’operatività, a monitorare i processi e a rendere il lavoro più efficiente ed efficace.

Elimina le macchine fax

Genialcloud automatizza il flusso dei messaggi fax direttamente nelle caselle di posta elettronica e nel repository centralizzato di Facsys, garantendo il massimo livello di sicurezza per i documenti riservati.

Con Genialcloud è possibile inviare un documento via fax attraverso qualsiasi web browser. L’app include i seguenti connettori:
Channel Connector: connettore con il canale telefonico per inviare e ricevere fax. È possibile impostare canali diversi (analogico, digitale, FoIPFax su IP).
MFP Connector: connettore per integrare fax e le stampanti multifunzione.
Office 365 Connector: consente l’integrazione tra Facsys e il provider cloud di posta compreso nella suite Microsoft Office 365.

Inoltre gli utenti hanno a disposizione un potente motore di server fax che consente loro di inviare messaggi fax direttamente attraverso Exchange, Outlook e i più diffusi client di posta. Gli utenti possono comporre messaggi fax nella finestra dei messaggi di Exchange o Outlook, o utilizzando l’applicazione di posta elettronica del proprio dispositivo mobile.