
COME RIDURRE LA CARTA
Gestisci i tuoi documenti con un'unica piattaforma
La rapida digitalizzazione ha portato a una crescita esponenziale dei dati e dei documenti aziendali. Ogni giorno le aziende creano e gestiscono enormi quantità di documenti commerciali, contratti, offerte, proposte di acquisto, materiale di marketing, linee guida per le risorse umane, manuali di formazione ecc.
L’organizzazione dei file digitali è troppo spesso un aspetto trascurato nella gestione aziendale.
Secondo un sondaggio condotto da Gartner, un’azienda spende mediamente 120 $/anno in manodopera per trovare un documento errato e altri 220 $/anno per riprodurre un documento perduto. Questa ricerca rivela inoltre che il 7,5% di tutti i documenti organizzativi scompare nel nulla, mentre il 3% viene erroneamente compilato. Infine, la maggior parte dei dipendenti spreca il 10% del proprio tempo prezioso a cercare documenti e il disordine documentale rappresenta il 21,3% della perdita di produttività.
Il sistema di Document Management presente in Genialcloud svolge un ruolo essenziale nel rendere tutte le attività di gestione dei documenti più semplici, veloci e automatiche, eliminando la carta e migliorando la produttività delle persone.
soluzione di riferimento

Genialcloud Facsys è la soluzione self-service cloud per la digitalizzazione, la conservazione e la condivisione dei documenti; lo strumento workflow integrato consente di gestire e automatizzare i processi di convalida e approvazione all’interno dell’azienda.
Benefici
Flussi di lavoro migliorati
Con Genialcloud è possibile utilizzare le regole di convalida ed eseguire azioni specifiche sui documenti, come l’acquisizione di metadati, la classificazione dei documenti e la firma digitale elettronica, senza coinvolgimento umano. Ciò accelera i processi aziendali e ne migliora la qualità.
Spazio di archiviazione ridotto
I sistemi basati su carta richiedono molto spazio di archiviazione, che comporta un aumento di costi fissi in immobili (uffici, archivi, depositi). Il personale che si occupa di archiviazione può divenire molto oneroso a lungo termine. Un sistema di gestione elettronica dei documenti può ridurre significativamente tali costi. Genialcloud, grazie al tool Scanstation Pro, consente la scansione e la conversione digitale dei documenti cartacei, con riconoscimento di tipo OCR, ICR e BarCode.
Sicurezza avanzata
Con Genialcloud puoi applicare regole di accesso e permessi per ogni file e cartella, controllando le tracce di chi ha visualizzato e modificato un documento, nonché l’ora in cui è stato effettuato l’accesso. Genialcloud gestisce l’archiviazione sostitutiva dei documenti, la firma digitale, la marcatura temporale, il backup offline dei documenti, la crittografia e la masterizzazione del supporto di archiviazione.
Migliore collaborazione
Genialcloud consente di gestire, sincronizzare e condividere i documenti e le informazioni della tua azienda. I collaboratori possono sapere quando un altro documento condiviso è stato visitato e modificato da altri collaboratori, e possono accedere sempre alla versione più recente dei tuoi file.
Backup e ripristino di emergenza
Con Genialcloud tutti i documenti sono archiviati in un repository centralizzato e condiviso per gestire indici, tag, meta-dati, checkin/checkout, file versioning, funzionalità di pubblicazione, archiviazione e ripristino.
Funzionalità
File sharing protetto e sicuro
Dona una vita digitale alla tua carta
Metti i tuoi documenti al riparo da sguardi indiscreti
Automatizza i processi di approvazione e revisione
Elimina le macchine fax
Con Genialcloud è possibile inviare un documento via fax attraverso qualsiasi web browser. L’app include i seguenti connettori:
Channel Connector: connettore con il canale telefonico per inviare e ricevere fax. È possibile impostare canali diversi (analogico, digitale, FoIPFax su IP).
MFP Connector: connettore per integrare fax e le stampanti multifunzione.
Office 365 Connector: consente l’integrazione tra Facsys e il provider cloud di posta compreso nella suite Microsoft Office 365.
Inoltre gli utenti hanno a disposizione un potente motore di server fax che consente loro di inviare messaggi fax direttamente attraverso Exchange, Outlook e i più diffusi client di posta. Gli utenti possono comporre messaggi fax nella finestra dei messaggi di Exchange o Outlook, o utilizzando l’applicazione di posta elettronica del proprio dispositivo mobile.